Was sind die Learnings aus dem Projekt «Auswahl und Einführung Business Intelligence bei Ticketcorner» und wie hat sich die Aufgabe des Controllings verändert?
Die nachstehenden Ausführungen basieren auf einer Präsentation zu diesem Thema. Hier der Link zu den Präsentationsunterlagen
Vorbereitung (Kernfragen)
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einführung der Lösung war, dass wir von Anfang bis zum Ende des Projektes und auch bei den Anpassungen und Erweiterungen uns immer wieder die folgenden Kernfragen stellten:
Wer nutzt das Tool?
Seien Sie sich bewusst, dass Sie die Business Intelligence Dashboards für die Anwender und nicht sich selbst bauen. Sie sind lediglich der Umsetzer, Berater und Begleiter in diesem Prozess. Ziel ist es, den Anwendern ein Instrument zu geben, welches ihnen die Steuerung ihres Bereiches ermöglicht. Sie sollen Daten verstehen, analysieren und darauf basierend Entscheidungen treffen können.
Bleiben Sie in Kontakt mit den Anwendern und
involvieren Sie sie in die Umsetzung
Welche Frage soll mit der erhobenen Kennzahl beantwortet werden?
Um den Fokus auf die wesentlichen Informationen zu behalten, fragen Sie den Anwender nach dem Nutzen der geforderten Information.
Oft stellen Sie fest, dass die geforderte Kenngrösse/Information nicht die beste Grösse zur Beantwortung der Frage ist oder die Frage wird bereits mit einer anderen, besseren Kenngrösse/Information beantwortet.
Behalten Sie den Fokus auf das Wesentliche
Welches Ziel (Unternehmens-, Bereichsziel) kann über die Kennzahl gesteuert werden?
Speziell in Situationen in welchen Sie mit Ideen und Anforderungen überhäuft werden hilft ein noch engerer Fokus. Es gibt viele spannende und nützliche Informationen/Kennzahlen, aber nur einige davon stehen in direktem Bezug zur Strategie.
In der Strategie-Entwicklung werden die strategischen Ziele erarbeitet. Darauf basierend werden die operativen Ziele gesetzt. Vorausgesetzt man hat die wesentlichen Erfolgsfaktoren in der Strategiediskussion ermittelt, sind diese Faktoren zur Zielerreichung wichtiger als andere Kennzahlen. Mit der oben genannten Frage stellen Sie fest, ob die Information/Kennzahl in Bezug zu diesen wesentlichen Zielgrössen steht.
Oft werden «nice to have» Informationen/Kennzahlen,
ohne direkten Bezug zur Zielsetzung, gefordert
Wer kann die Kennzahl beeinflussen?
Ist eine Kennzahl, welche nicht beeinflusst
werden kann, sinnvoll?
Sie werden jetzt wahrscheinlich sagen - "ja manchmal". Das stimmt. Aber man sollte sich gut überlegen wie viel Zeit und Aufwand man in die Ermittlung dieser Information/Kennzahl steckt. Die Wechselkursentwicklung kann man nicht oder nur bedingt (Termingeschäfte) beeinflussen. Da die Zahl einfach verfügbar ist, kann man sie getrost einbauen. Geht es aber um komplexere, nicht einfach verfügbare, Informationen/Kennzahlen sollte man Zeit und Kosten in die Ermittlung von beeinflussbaren Grössen investieren.
Welches Design wird gewählt?
Noch immer wird die Relevanz von Farben, Strukturen und Feldpositionierungen, für den Erfolg eines Produktes, massiv unterschätzt. Der Anwender hat keine Lust sich auf jedem Dashboard neu orientieren zu müssen. Er will die Informationen schnell verstehen. Die Lösung soll "Lust auf mehr" machen. Einfache, verständliche und wiederkehrende Strukturen sind der Schlüssel zum Erfolg der Lösung.
Richtige und vollständige Informationen sind die Basis des Tools.
Ein durchdachtes Design vermittelt Professionalität
und fördert die Nutzung
Neue Umgebung (Nutzen)
Welchen Nutzen hat die Einführung der Business intelligence Lösung gebracht?
Vereinheitlichung der Kennzahlen
In der "alten Umgebung" wurden die Informationen durch die Anwender selbst zusammen getragen. Dies führte zu abweichenden Werten derselben Kennzahl. Oft war dies auf unterschiedliche Perioden oder Definitionen der Berechnungsformel zurück zu führen. Diese Unstimmigkeiten wurden, gleich zu Beginn des Projektes, in den Einzelgesprächen (Bachelorarbeit «Bedürfnisorientiertes Management Informationssystem») offen gelegt.
Durch das Zusammenführen der unterschiedlichen Datenquellen wurden Überschneidungen, Doppelbelegungen von Bezeichnungen und unterschiedliche Berechnungsformeln erkannt und konnten bereinigt werden.
Mit der Einführung des Business Intelligence Tools entstand
ein "single point of truth"
Alle Informationsbezüger sprechen sofort über Massnahmen zur Erreichung der Ziele und verschwenden keine Zeit in Diskussionen über die richtige Kennzahl.
Das Reporting wird vereinheitlicht
Dank dieses "single point of truth" wurden nicht nur die Basisdaten vereinheitlicht. Es entstand ein gesellschaftsübergreifendes Verständnis, wie Reports erstellt werden.
Dank der einheitlichen Definition von Struktur und Farbe entstand ausserdem ein CD/CI für Reports.
Information adhoc verfügbar
Früher mussten Reports erst durch das zentrale Controlling aufbereitet werden und wurden von dort in die Bereiche verteilt. Bis die Information/Kennzahl beim Entscheider ankam, war sie meist veraltet.
Heute können die Reports durch die Ergebnisverantwortlichen und Entscheider adhoc abgerufen werden. Der Informationsfluss und die Qualität der Entscheidungen hat sich massiv verbessert.
Kennzahlen sind aktuell
Die Informationen/Kennzahlen sind für alle auf dem gleichen Stand (aktuell) und durchgängig über alle Reports auf demselben Stand.
Ablösung manueller Reports
Aufwändige Erstellung von Reports über Excel mit einem hohen Fehlerrisiko gehören der Vergangenheit an. Reports können individuell und adhoc aus einer zentralen Quelle erstellt werden.
Keine Abhängigkeit von Reporterstellern
Das Bottleneck Controlling wurde eliminiert. Jeder hat jederzeit Zugriff auf die wesentlichen Informationen/Kennzahlen, ohne dass die Daten durch das Controlling bearbeitet werden müssen.
Neue Herausforderungen nach der Einführung
Die Aufgabe des Controllings hat sich, durch die Einführung von Business Intelligence, komplett verändert.
War der Controller früher für das Erstellen von Reports und Begründen von Abweichungen verantwortlich sind diese Aufgaben heute an die Bereichsleiter ausgegliedert. Das Resultat ist ein schneller und zielgerichteter Informationsfluss.
Der Controller ist heute verantwortlich für die Sicherstellung der Daten und trägt Sorge, dass die richtigen Stellen Zugriff auf die relevanten Informationen haben. Er ist für die Bereitstellung der einheitlichen Datenbasis und verständliche Dashboards verantwortlich.
Der Controller ist vom Bottleneck zum Informationskoordinator geworden.
Nicht nur Dashboards werden, mit Business Intelligence, erstellt. Durch die Verfügbarkeit der Daten in einer zentralen Datenbank besteht die Möglichkeit Business Analysen durchzuführen und neue Zusammenhänge sichtbar zu machen. Die Informationen sind nicht mehr nur «Top down» verfügbar sondern können «Buttom up» zu der Unternehmensführung gebracht werden.
Die Einführung des Business Intelligence Tools hat dem Unternehmen nicht nur mehr Qualität in der Führung und ein besseres Verständnis über die Wirkungszusammenhänge gebracht. Es wurde auch ein weiterer Schritt in Richtung Kulturwandel und digitaler Transformation vollzogen.
Für Fragen und Ergänzungen stehe ich gerne unter rc@romano-caviezel.com zur Verfügung oder abonnieren Sie meinen Blog: www.romano-caviezel.com
